Milli Kütüphane Derneği,15 Kasım 1977 tarihinde yaptığı Genel Kurul Toplantısında bir "Vakıf" kurulmasına karar vermiştir. Dönemin Dernek Başkanı Av. Necdet ÖKLEM öncülüğünde 15 Şubat 1978 tarihinde Milli Kütüphane Vakfı kurulmuştur.
"Dernek" varlığını sürdürmesine karşın "Vakıf"ın kurulmasından sonra bütün mal varlığı Vakfa devredilmiştir.Bu tarihten sonra kütüphanenin yönetimi Vakfa geçmiştir.
Başkanımız:
Eski Başkanlar:
1911 Yılında Kadızade İbrahim Refik Bey 'in girişimiyle kurulan ve "Milli Kütüphane Heyeti" veya "Milli Kütüphane Encümeni" adlarıyla çalışmaya başlayan heyet üyeleri, 1925 yılında "Milli Kütüphane Cemiyeti"ni kurarak çalışmalarını sürdürmüşlerdir. Bu dernek daha sonra Bakanlar Kurulu'nun 3 Aralık1954 tarih ve 4/4090 sayılı kararıyla "KamuYararına Hadim Dernek" olarak kabul edilmiştir.Derneğin idaresindeki Milli Kütüphane'nin adında bulunan "Milli" kelimesi ise gene Bakanlar Kurulu'nun 23 Eylül 1939 tarih ve 2/12.017 sayılı kararı ile 3512 sayılı Cemiyetler Kanunu'nun 16. maddesi uyarınca resmen onaylanmıştır. Böylece kurulduğu günden beri, Türkiye'de ilk defa "Milli" ünvanıyla anılan Kütüphanemizin ismi devlet tarafından da resmen tescil edilmiştir. Milli Kütüphane Cemiyeti bugün "Milli Kütüphane Derneği" adıyla çalışmalarını sürdürmektedir.
Kuruluşundan bu yana Derneğimizin Başkanları:
Geçmişte çok değerli insanların görev yaptığı Milli kütüphane derneğinin 2014 yılı itibariyle görevde bulunan yönetim kurulu, Ulvi Puğ başkanlığında şu isimlerden oluşmaktadır;
Derneğin Adı ve Merkezi
Madde 1- Derneğin Adı: “İzmir Milli Kütüphane Derneği”dir.
Derneğin merkezi İzmir’dir. Şubesi açılmayacaktır.
Derneğin Amacı ve Bu Amacı Gerçekleştirmek İçin Dernekçe Sürdürülecek Çalışma Konuları ve Biçimleri İle Faaliyet Alanı
Madde 2-Dernek, Türk bilim ve sanat kültürünün zenginleşmesine ve yükselmesine katkıda bulunmak, kütüphanecilik hizmeti vermek amacı ile kurulmuştur.
Dernekçe Sürdürülecek Çalışma Konuları ve Biçimleri
1- Her dilde her türlü kitap, dergi ve gazeteler temin etmek ve bunların kütüphanede parasız ve rahatça okunması için bina tesis, araç ve imkânları sağlamak, amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan her türlü bilgi, belge, doküman ve yayınları temin etmek, dokümantasyon merkezi oluşturmak, çalışmalarını duyurmak için amaçları doğrultusunda gazete, dergi, kitap gibi yayınlar ile üyelerine dağıtmak üzere çalışma ve bilgilendirme bültenleri çıkarmak,
2- Bilimsel konferanslar, seminerler, paneller, kurslar gibi eğitim çalışmaları ve yarışmalar düzenlemek ve gerekirse yarışmalarda derece alanlara ödüller vermek,
3- Temsil ve sinema salonları vücuda getirmek, bu kültür araçları ile de halk bilgisine katkıda bulunmak,
4- Dernek faaliyetleri için ihtiyaç duyulan taşınır, taşınmaz mal satın almak, satmak, kiralamak, kiraya vermek ve taşınmazlar üzerinde ayni hak tesis etmek,
5- Amacın gerçekleştirilmesi için sağlıklı bir çalışma ortamını sağlamak, her türlü teknik araç ve gereci, demirbaş ve kırtasiye malzemelerini temin etmek,
6- Amacın gerçekleştirilmesi için gerek görülmesi durumunda vakıf kurmak, federasyon kurmak veya kurulu bir federasyona katılmak, gerekli izin alınarak derneklerin izinle kurabileceği tesisleri kurmak,
7- Gerekli izinler alınmak şartıyla yardım toplama faaliyetlerinde bulunmak ve yurt içinden ve yurt dışından bağış kabul etmek,
8-Tüzük amaçlarının gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyduğu gelirleri temin etmek amacıyla iktisadi, ticari ve sanayi işletmeler kurmak ve işletmek,
9-Üyelerinin yararlanmaları ve boş zamanlarını değerlendirebilmeleri için lokal açmak, sosyal ve kültürel tesisler kurmak ve bunları tefriş etmek,
10- Üyeleri arasında beşeri münasebetlerin geliştirilmesi ve devam ettirilmesi için yemekli toplantılar, konser, balo, tiyatro, sergi, spor, gezi ve eğlenceli etkinlikler vb. düzenlemek veya üyelerinin bu tür etkinliklerden yararlanmalarını sağlamak,
11- Uluslararası faaliyette bulunmak, yurt dışındaki dernek veya kuruluşlara üye olmak ve bu kuruluşlarla proje bazında ortak çalışmalar yapmak veya yardımlaşmak,
12- Amacın gerçekleştirilmesi için gerek görülmesi halinde, 5072 sayılı Dernek ve Vakıfların Kamu Kurum ve Kuruluşları ile İlişkilerine Dair Kanun hükümleri saklı kalmak üzere, kamu kurum ve kuruluşları ile görev alanlarına giren konularda ortak projeler yürütmek,
13-Dernek üyelerinin yiyecek, giyecek gibi zaruri ihtiyaç maddelerini ve diğer mal ve hizmetlerle kısa vadeli kredi ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla sandık kurmak,
14-Gerekli görülen yerlerde dernek faaliyetlerini yürütmek amacıyla temsilcilik açmak,
15-Derneğin amacı ile ilgisi bulunan ve kanunlarla yasaklanmayan alanlarda, diğer derneklerle veya vakıf, sendika ve benzeri sivil toplum kuruluşlarıyla ortak bir amacı gerçekleştirmek için plâtformlar oluşturmak,
Derneğin Faaliyet Alanı
Dernek, sosyal ve kültürel alanda faaliyet gösterir.
23 Haziran 1912 gününde kurulan derneğin ilk müessisleri hepsi Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olan şu kişilerdir: Abidin Bey (merhum), Salih Akalın (merhum),Celâl Bayar (eski cumhurbaşkanı), Şükrü Cevahirci (merhum), Süleyman Ferit Eczacıbaşı (merhum), Faik Ener (merhum), Mahmut Tahir (merhum), Ethem Maksutzade (merhum), Talat Muşkara (merhum), Miralay Selahattin Saip(Merhum), Celal Saygın (Merhum),S ezai Söker (Merhum), Süleyman Tuser(Merhum), Dr. Şehri (merhum), Hamdi Aksoy (merhum).
Üye Olma Hakkı ve Üyelik İşlemleri
Madde 3- Fiil ehliyetine sahip bulunan ve derneğin amaç ve ilkelerini benimseyerek bu doğrultuda çalışmayı kabul eden ve mevzuatın öngördüğü koşullarını taşıyan her gerçek ve tüzel kişi bu derneğe üye olma hakkına sahiptir. Ancak, yabancı gerçek kişilerin üye olabilmesi için Türkiye’de yerleşme hakkına sahip olması da gerekir. Onursal üyelik için bu koşul aranmaz.
Dernek başkanlığına yazılı olarak yapılacak üyelik başvurusu, dernek yönetim kurulunca en çok otuz gün içinde üyeliğe kabul veya isteğin reddi şeklinde karara bağlanır ve sonuç yazıyla başvuru sahibine bildirilir. Başvurusu kabul edilen üye, bu amaçla tutulacak deftere kaydedilir.
Derneğin asıl üyeleri, derneğin kurucuları ile müracaatları üzerine yönetim kurulunca üyeliğe kabul edilen kişilerdir.
Derneğe maddi ve manevi bakımdan önemli destek sağlamış bulunanlar ile dernek amacının gerçekleşmesi için büyük ölçüde maddi ve manevi yardımlarda bulunanlar ve sosyal bilim dalında değer kazanmış kişiler yönetim kurulu kararı ile onursal üye olarak kabul edilebilir.
Üyelikten Çıkma
Madde 4- Her üye yazılı olarak bildirmek kaydıyla, dernekten çıkma hakkına sahiptir.
Üyenin istifa dilekçesi yönetim kuruluna ulaştığı anda çıkış işlemleri sonuçlanmış sayılır. Üyelikten ayrılma, üyenin derneğe olan birikmiş borçlarını sona erdirmez.
Üyelikten Çıkarılma
Madde 5-Dernek üyeliğinden çıkarılmayı gerektiren haller.
1-Dernek tüzüğüne aykırı davranışlarda bulunmak,
2-Verilen görevlerden sürekli kaçınmak,
3-Yazılı ikazlara rağmen üyelik aidatını altı ay içinde ödememek,
4-Dernek organlarınca verilen kararlara uymamak.
5-Üye olma şartlarını kaybetmiş olmak,
Yukarıda sayılan durumlardan birinin tespiti halinde yönetim kurulu kararı ile üyelikten çıkarılır.
Dernekten çıkan veya çıkarılanlar, üye kayıt defterinden silinir ve dernek malvarlığında hak iddia edemez.
Dernek Organları
Madde 6-Derneğin organları aşağıda gösterilmiştir.
1-Genel Kurul
2-Yönetim Kurulu
3-Denetim Kurulu
Dernek Genel Kurulunun Kuruluş Şekli, Toplanma Zamanı ve Çağrı ve Toplantı Usulü
Madde 7-Genel kurul, derneğin en yetkili karar organı olup; derneğe kayıtlı üyelerden oluşur.
Genel kurul;
1-Bu tüzükte belli edilen zamanda olağan,
2-Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır.
Olağan genel kurul, 3 yılda bir, Şubat ayı içersinde, yönetim kurulunca belirlenecek gün yer ve saatte toplanır.
Genel kurul toplantıya yönetim kurulunca çağrılır.
Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hâkimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.
Çağrı Usulü
Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler, en az on beş gün önceden, günü, saati, yeri ve gündemi bir gazetede ilan edilmek veya yazılı ya da elektronik posta ile bildirilmek suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.
Toplantı, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler ikinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağrılır.
Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.
Toplantı Usulü
Genel kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hallerinde ise üçte ikisinin katılımıyla toplanır; çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.
Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler.
Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.
Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.
Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazırun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.
Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir.
Genel kurulda, yalnızca gündemde yer alan maddeler görüşülür. Ancak toplantıda hazır bulunan üyelerin onda biri tarafından görüşülmesi yazılı olarak istenen konuların gündeme alınması zorunludur.
Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır. Onursal üyeler genel kurul toplantılarına katılabilir ancak oy kullanamazlar. Tüzel kişinin üye olması halinde, tüzel kişinin yönetim kurulu başkanı veya temsille görevlendireceği kişi oy kullanır.
Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.
Genel Kurulun Oy kullanma ve Karar Alma Usul ve Şekilleri
Madde 8-Genel kurulda, aksine karar alınmamışsa, kararlar açık olarak oylanır. Gizli oylar, toplantı başkanı tarafından mühürlenmiş kâğıtların veya oy pusulalarının üyeler tarafından gereği yapıldıktan sonra içi boş bir kaba atılması ile toplanan ve oy vermenin bitiminden sonra açık dökümü yapılarak belirlenen oylardır.
Açık oylamada, genel kurul başkanının belirteceği yöntem uygulanır.
Genel kurul kararları, toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Şu kadar ki, tüzük değişikliği ve derneğin feshi kararları, ancak toplantıya katılan üyelerin üçte iki çoğunluğuyla alınabilir.
Toplantısız veya Çağrısız Alınan Kararlar
Bütün üyelerin bir araya gelmeksizin yazılı katılımıyla alınan kararlar ile dernek üyelerinin tamamının bu tüzükte yazılı çağrı usulüne uymaksızın bir araya gelerek aldığı kararlar geçerlidir. Bu şekilde karar alınması olağan toplantı yerine geçmez.
Genel Kurulun Görev ve Yetkileri
Madde 9-Aşağıda yazılı hususlar genel kurulca görüşülüp karara bağlanır.
1- Dernek organlarının seçilmesi
2- Dernek tüzüğünün değiştirilmesi
3- Yönetim ve denetim kurulları raporlarının görüşülmesi ve yönetim kurulunun ibrası
4- Yönetim kurulunca hazırlanan bütçenin görüşülüp aynen veya değiştirilerek kabul edilmesi
5- Dernek için gerekli olan taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda yönetim kuruluna yetki verilmesi
6- Yönetim kurulunca dernek çalışmaları ile ilgili olarak hazırlanacak yöneltmelikleri inceleyip aynen veya değiştirilerek onaylanması
7- Dernek yönetim ve denetim kurullarının kamu görevlisi olmayan başkan ve üyelerine verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatlar ile dernek hizmetleri için görevlendirilecek üyelere verilecek gündelik ve yolluk miktarlarının tespit edilmesi
8- Derneğin federasyona katılması ve ayrılmasının kararlaştırılması
9- Derneğin uluslar arası faaliyette bulunması, yurt dışındaki dernek ve kuruluşlara üye olarak katılması veya ayrılması
10- Derneğin vakıf kurması
11- Derneğin fesih edilmesi
12- Yönetim kurulunun diğer önerilerinin incelenip karara bağlanması
13- Mevzuatta genel kurulca yapılması belirtilen diğer görevlerin yerine getirilmesi
14- İzmir Milli Kütüphane Vakfı genel Kurulunu oluşturmak üzere 30 üye ve 5 yedek üye seçmek
Genel kurul, derneğin diğer organlarını denetler ve onları haklı sebeplerle her zaman görevden alabilir.
Genel kurul, üyeliğe kabul ve üyelikten çıkarma hakkında son kararı verir. Derneğin en yetkili organı olarak derneğin diğer bir organına verilmemiş olan işleri görür ve yetkileri kullanır.
Yönetim Kurulunun Teşkili, Görev ve Yetkileri
Madde 10-Yönetim Kurulu, beş asıl ve beş yedek üye olarak genel kurulca seçilir. Yönetim kuruluna seçilebilmek için en az iki yıl dernek üyeliğinde bulunmak ve siyasi partilerde aktif görev almamak gerekli şarttır.
Yönetim kurulu, seçimden sonraki ilk toplantısında bir kararla görev bölüşümü yaparak başkan, başkan yardımcısı, “sekreter, sayman ve üye”yi belirler.
Yönetim kurulu, tüm üyelerin haber edilmesi şartıyla her zaman toplantıya çağrılabilir. Üye tamsayısının yarısından bir fazlasının hazır bulunması ile toplanır. Kararlar, toplantıya katılan üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır.
Yönetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu takdirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir.
Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri
Yönetim kurulu aşağıdaki hususları yerine getirir.
1- Derneği temsil etmek veya bu hususta kendi üyelerinden bir veya birkaçına yetki vermek
2- Gelir ve gider hesaplarına ilişkin işlemleri yapmak ve gelecek döneme ait bütçeyi hazırlayarak genel kurula sunmak
3- Derneğin çalışmaları ile ilgili yönetmelikleri hazırlayarak genel kurul onayına sunmak
4- Genel kurulun verdiği yetki ile taşınmaz mal satın almak, derneğe ait taşınır ve taşınmaz malları satmak, bina veya tesis inşa ettirmek, kira sözleşmesi yapmak, dernek lehine rehin ipotek veya ayni haklar tesis ettirmek
5- Gerekli görülen yerlerde temsilcilik açılmasını sağlamak
6- Genel kurulda alınan kararları uygulamak
7- Her faaliyet yılı sonunda derneğin işletme hesabı tablosu veya bilanço ve gelir tablosu ile yönetim kurulu çalışmalarını açıklayan raporunu düzenlemek, toplandığında genel kurula sunmak
8- Bütçenin uygulanmasını sağlamak
9- Derneğe üye alınması veya üyelikten çıkarılma hususlarında karar vermek.
10- Derneğin amacını gerçekleştirmek için her çeşit kararı almak ve uygulamak
11- Mevzuatın kendisine verdiği diğer görevleri yapmak ve yetkileri kullanmak
12- Bilim ve danışma kurulları kurmak
Denetim Kurulunun Teşkili, Görev ve Yetkileri
Madde 11-Denetim Kurulu, üç asıl ve üç yedek üye olarak genel kurulca seçilir.
Denetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu takdirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir.
Denetim Kurulunun Görev ve Yetkileri
Denetim kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.
Denetim kurulu; gerektiğinde genel kurulu toplantıya çağırır.
Derneğin Gelir Kaynakları
Madde 12-Derneğin gelir kaynakları aşağıda sayılmıştır.
1- Üye Aidatı: Üyelerden yıllık 30,00 TL, aidat alınır. Bu miktarları artırmaya veya eksiltmeye genel kurul yetkilidir.
2- Gerçek ve tüzel kişilerin kendi isteği ile derneğe yaptıkları bağış ve yardımlar.
3- Dernek tarafından tertiplenen çay ve yemekli toplantı, gezi ve eğlence, temsil, konser, spor yarışması ve konferans gibi faaliyetlerden sağlanan gelirler,
4- Derneğin mal varlığından elde edilen gelirler,
5- Yardım toplama hakkındaki mevzuat hükümlerine uygun olarak toplanacak bağış ve yardımlar.
6- Derneğin, amacını gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu geliri temin etmek amacıyla giriştiği ticari faaliyetlerden elde edilen kazançlar.
7- Diğer gelirler.
Derneğin Defter Tutma Esas ve Usulleri ve Tutulacak Defterler
Madde 13-Defter tutma esasları;
Dernekte, işletme hesabı esasına göre defter tutulur. Ancak, yıllık brüt gelirin Dernekler Yönetmeliğinin 31. Maddesinde belirtilen haddi aşması durumunda takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutulur.
Bilanço esasına geçilmesi durumunda, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşülürse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönülebilir.
Yukarıda belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararı ile bilanço esasına göre defter tutulabilir.
Derneğin ticari işletmesi açılması durumunda, bu ticari işletme için, ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutulur.
Kayıt Usulü
Derneğin defter ve kayıtları Dernekler Yönetmeliğinde belirtilen usul ve esasa uygun olarak tutulur.
Tutulacak Defterler
Dernekte, aşağıda yazılı defterler tutulur.
a) İşletme hesabı esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:
1- Karar Defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.
2- Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.
3- Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evrak, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evrak çıktısı alınmak suretiyle saklanır.
4- Demirbaş Defteri: Derneğe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım sürelerini dolduranların kayıttan düşürülmesi bu deftere işlenir.
5- İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir.
6- Alındı Belgesi Kayıt Defteri: Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bu belgeleri alan ve iade edelerin adı, soyadı ve imzaları ile aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu deftere işlenir.
b) Bilanço esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:
1- (a) bendinin 1, 2, 3 ve 6’ncı alt bentlerinde kayıtlı defterler bilanço esasında defter tutulması durumunda da tutulur.
2- Yevmiye Defteri, Büyük Defter ve Envanter Defteri: Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu Kanununun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.
Defterlerin Tasdiki
Dernekte, tutulması zorunlu olan defterler kullanmaya başlamadan önce il dernekler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilir. Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. Ancak, bilanço esasına göre tutulan defterler ile form veya sürekli form yapraklı defterlerin, kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilmesi zorunludur.
Gelir Tablosu ve Bilanço Düzenlenmesi
İşletme hesabı esasına göre kayıt tutulması durumunda yılsonlarında (31 Aralık) (Dernekler Yönetmeliği EK-16’da belirtilen) “İşletme Hesabı Tablosu” düzenlenir. Bilanço esasına göre defter tutulması durumunda ise, yılsonlarında (31 Aralık), Maliye Bakanlığınca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosu düzenlenir.
Derneğin Gelir ve Gider İşlemleri
Madde 14-Gelir ve gider belgeleri;
Dernek gelirleri, (Dernekler Yönetmeliği EK- 17’de örneği bulunan) “Alındı Belgesi” ile tahsil edilir. Dernek gelirlerinin bankalar aracılığı ile tahsili halinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer.
Dernek giderleri ise fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılır. Ancak derneğin, Gelir Vergisi Kanununun 94’üncü maddesi kapsamında bulunan ödemeleri için Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre gider pusulası, bu kapsamda da bulunmayan ödemeleri için (Dernekler Yönetmeliği EK-13’te örneği bulunan) “Gider Makbuzu” düzenlenir.
Dernek tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri (Dernekler Yönetmeliği EK-14’te örneği bulunan) “Ayni Yardım Teslim Belgesi” ile yapılır. Kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneğe yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri ise (Dernekler Yönetmeliği EK-15’te örneği bulunan) “Ayni Bağış Alındı Belgesi” ile kabul edilir.
Alındı Belgeleri
Dernek gelirlerinin tahsilinde kullanılacak “Alındı Belgeleri” (Dernekler Yönetmeliği EK- 17’de gösterilen biçim ve ebatta) yönetim kurulu kararıyla, matbaaya bastırılır.
Alındı belgelerinin bastırılması ve kontrolü, matbaadan teslim alınması, deftere kaydedilmesi, eski ve yeni saymanlar arasında devir teslimi ve alındı belgesi ile dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler tarafından bu alındı belgelerinin kullanımına ve toplanılan gelirlerin teslimine ilişkin hususlarda Dernekler Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre hareket edilir.
Yetki Belgesi
Dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler, yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilir. Gelir tahsil edecek kişilerin açık kimliği, imzası ve fotoğraflarını ihtiva eden (Dernekler Yönetmeliği EK- 19’da örneği bulunan) “Yetki Belgesi “ dernek tarafından üç nüsha olarak düzenlenerek, dernek yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yetki belgelerinin birer sureti dernekler birimlerine verilir. Yetki belgesi ile ilgili değişiklikler yönetim kurulu başkanınca, on beş gün içerisinde dernekler birimine bildirilir.
Dernek adına gelir tahsil edecek kişiler, ancak adlarına düzenlenen yetki belgelerinin bir suretinin dernekler birimine verilmesinden itibaren gelir tahsil etmeye başlayabilirler.
Yetki belgesinin kullanımı, yenilenmesi, iadesi ve sair hususlarda Dernekler Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre hareket edilir.
Gelir ve Gider Belgelerinin Saklama Süresi;
Defterler hariç olmak üzere, dernek tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır.
Beyanname Verilmesi
Madde 15-Derneğin, bir önceki yıla ait faaliyetleri ile gelir ve gider işlemlerinin yılsonu itibarıyla sonuçlarına ilişkin (Dernekler Yönetmeliği EK-21’de sunulan) “Dernek Beyannamesi” dernek yönetim kurulu tarafından doldurarak, her takvim yılının ilk dört ayı içinde dernek başkanı tarafından mahallin mülki idare amirliğine verilir.
Bildirim Yükümlülüğü
Madde 16-Mülki amirliğe yapılacak bildirimler;
Genel Kurul Sonuç Bildirimi
Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren (Dernekler Yönetmeliği EK-3’ te sunulan) “Genel Kurul Sonuç Bildirimi” ve ekleri yönetim kurulu başkanı tarafından mülki idare amirliğine bildirilir.
Genel kurul sonuç bildirimine;
1- Divan başkanı, başkan yardımcıları ve yazman tarafından imzalanmış genel kurul toplantı tutanağı örneği,
2- Tüzük değişikliği yapılmışsa, tüzüğün değişen maddelerinin yeni ve eski şekli ile dernek tüzüğünün son şeklinin her sayfası yönetim kurulunca imzalanmış örneği eklenir.
Taşınmazların Bildirilmesi
Derneğin edindiği taşınmazlar tapuya tescilinden itibaren otuz gün içinde (Dernekler Yönetmeliği EK-26’da sunulan) “Taşınmaz Mal Bildirimi”ni doldurmak suretiyle mülki idare amirliğine bildirilir.
Yurtdışından Yardım Alma Bildirimi
Dernek tarafından, yurtdışından yardım alınacak olması durumunda yardım alınmadan önce (Dernekler Yönetmeliği EK-4’te belirtilen) “Yurtdışından Yardım Alma Bildirimi” iki nüsha olarak doldurup mülki idare amirliğine bildirimde bulunurlar.
Bildirim formuna, yurt dışından yardım alınması hususunda alınmış yönetim kurulu kararı örneği, varsa bu konuda düzenlenen protokol, sözleşme ve benzeri belgeler ile yardımın aktarıldığı hesaba ilişkin dekont, ekstra ve benzeri belgenin bir örneği de eklenir.
Nakdi yardımların bankalar aracılığıyla alınması ve kullanılmadan önce bildirim şartının yerine getirilmesi zorunludur.
Kamu Kurum ve Kuruluşları İle Birlikte Yürütülen Ortak Projelerle ilgili Bildirim
Derneğin görev alanına ilişkin konularda kamu kurum ve kuruluşları ile yürüttüğü ortak projelerle ilgili olarak yapılan protokol ve projenin örneği (Dernekler Yönetmeliği EK- 23’de gösterilen) “Proje Bildirimi”ne eklenerek, protokol tarihini izleyen bir ay içinde dernek merkezinin bulunduğu yerin valiliğine verilir.
Değişikliklerin Bildirilmesi
Derneğin yerleşim yerinde meydana gelen değişiklik (Dernekler Yönetmeliği EK-24’te belirtilen) “Yerleşim Yeri Değişiklik Bildirimi”; genel kurul toplantısı dışında dernek organlarında meydana gelen değişiklikler (Dernekler Yönetmeliği EK-25’te belirtilen) “Dernek Organlarındaki Değişiklik Bildirimi” doldurulmak suretiyle, değişikliği izleyen otuz gün içinde mülki idare amirliğine bildirilir.
Dernek tüzüğünde yapılan değişiklikler de tüzük değişikliğinin yapıldığı genel kurul toplantısını izleyen otuz gün içinde, genel kurul sonuç bildirimi ekinde mülki idare amirliğine bildirilir.
Derneğin İç Denetimi
Madde 17-Dernekte genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
Denetim kurulu tarafından en geç yılda bir defa derneğin denetimi gerçekleştirilir. Genel kurul veya yönetim kurulu, gerek görülen hallerde denetim yapabilir veya bağımsız denetim kuruluşlarına denetim yaptırabilir.
Derneğin Borçlanma Usulleri
Madde 18-Dernek amacını gerçekleştirmek ve faaliyetlerini yürütebilmek için ihtiyaç duyulması halinde yönetim kurulu kararı ile borçlanma yapabilir. Bu borçlanma kredili mal ve hizmet alımı konularında olabileceği gibi nakit olarak ta yapılabilir. Ancak bu borçlanma, derneğin gelir kaynakları ile karşılanamayacak miktarlarda ve derneği ödeme güçlüğüne düşürecek nitelikte yapılamaz.
Tüzüğün Ne Şekilde Değiştirileceği
Madde 19-Tüzük değişikliği genel kurul kararı ile yapılabilir.
Genel kurulda tüzük değişikliği yapılabilmesi için genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin 2/3 çoğunluğu aranır. Çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.
Tüzük değişikliği için gerekli olan karar çoğunluğu toplantıya katılan üyelerin oylarının 2/3’ü’dür. Genel kurulda tüzük değişikliği oylaması açık olarak yapılır.
Derneğin Feshi ve Mal Varlığının Tasfiye Şekli
Madde 20-Genel kurul, her zaman derneğin feshine karar verebilir.
Genel kurulda fesih konusunun görüşülebilmesi için genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin 2/3 çoğunluğu aranır. Çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.
Fesih kararının alınabilmesi için gerekli olan karar çoğunluğu toplantıya katılan ve oy kullanma hakkı bulunan üyelerin oylarının 2/3’ü’dür. Genel kurulda fesih kararı oylaması açık olarak yapılır.
Tasfiye İşlemleri
Genel kurulca fesih kararı verildiğinde, derneğin para, mal ve haklarının tasfiyesi son yönetim kurulu üyelerinden oluşan tasfiye kurulunca yapılır. Bu işlemlere, feshe ilişkin genel kurul kararının alındığı veya kendiliğinden sona erme halinin kesinleştiği tarihten itibaren başlanır. Tasfiye süresi içinde bütün işlemlerde dernek adında “Tasfiye Halinde İzmir Milli Kütüphane Derneği” ibaresi kullanılır.
Tasfiye kurulu, mevzuata uygun olarak derneğin para, mal ve haklarının tasfiyesi işlemlerini baştan sonuna kadar tamamlamakla görevli ve yetkilidir. Bu kurul, önce derneğin hesaplarını inceler. İnceleme esnasında derneğe ait defterler, alındı belgeleri, harcama belgeleri, tapu ve banka kayıtları ile diğer belgelerinin tespiti yapılarak varlık ve yükümlülükleri bir tutanağa bağlanır. Tasfiye işlemeleri sırasında derneğin alacaklılarına çağrıda bulunulur ve varsa malları paraya çevrilerek alacaklılara ödenir. Derneğin alacaklı olması durumunda alacaklar tahsil edilir. Alacakların tahsil edilmesi ve borçların ödenmesinden sonra kalan tüm para, mal ve hakları, genel kurulda belirlenen yere devredilir. Genel kurulda, devredilecek yer belirlenmemişse derneğin bulunduğu ildeki amacına en yakın ve fesih edildiği tarihte en fazla üyeye sahip derneğe devredilir.
Tasfiyeye ilişkin tüm işlemler tasfiye tutanağında gösterilir ve tasfiye işlemleri, mülki idare amirliklerince haklı bir nedene dayanılarak verilen ek süreler hariç üç ay içinde tamamlanır.
Derneğin para, mal ve haklarının tasfiye ve intikal işlemlerinin tamamlanmasını müteakip tasfiye kurulu tarafından durumun yedi gün içinde bir yazı ile dernek merkezinin bulunduğu yerin mülki idare amirliğine bildirilmesi ve bu yazıya tasfiye tutanağının da eklenmesi zorunludur.
Derneğin defter ve belgelerini tasfiye kurulu sıfatıyla son yönetim kurulu üyeleri saklamakla görevlidir. Bu görev, bir yönetim kurulu üyesine de verilebilir. Bu defter ve belgelerin saklanma süresi beş yıldır.
Hüküm Eksikliği
Madde 21-Bu tüzükte belirtilmemiş hususlarda Dernekler Kanunu, Türk Medeni Kanunu ve bu Kanunlara atfen çıkartılmış olan Dernekler Yönetmeliği ve ilgili diğer mevzuatın dernekler hakkındaki hükümleri uygulanır.
Kamu Yararına Dernek Statüsü ve “Milli” Ünvanı
Madde 22- Dernek Bakanlar Kurulu’nun 3 Aralık 1954 gün ve 4/4090 sayılı kararıyla kamu yararına hadim demek olarak kabul edilmiş ve “Milli” kelimesi da Bakanlar kurulunun 23.9.1939 gün ve 2/12.017 sayılı kararıyla onanmıştır.
Bu tüzük 22 (Yirmi iki) maddeden ibarettir.
Mevcut Yönetim Kurulu Üyelerinin;
Adı ve Soyadı: Görev Unvanı:
Ulvi PUĞ Başkan
Ersen DİNÇER Sekreter
Turan ÖZTÜRK Sayman
Ertan GÜLGEZE Üye
Ömer ÇOKGÖR Üye
A) Milli Kütüphane Vakıf Senedi
Madde 1- Vakfın adı “İzmir Milli Kütüphane Vakfı”dır. Bu resmi senette kullanılacak “vakıf” deyimiyle bu vakıf, “dernek” deyimiyle de İzmir Milli Kütüphane Derneği anlatılmıştır.
YÖNETİM MERKEZİ
Madde 2- Vakfın yönetim merkezi İzmir’de Milli Kütüphane Caddesi’nde no.39’da İzmir Milli Kütüphanesi’dir.
AMACI
Madde 3- Vakfın amacı sosyal ve kültürel olup şu esasları kapsar:
a) Kütüphanecilikle ilgili her türlü faaliyette bulunmak, mevcut kitapları korumak, Türkiye’de yayınlanan kitap, gazete ve dergileri sağlamak, yabancı dildeki kitapları temin etmek, kitapları ciltletmek, gerekirse cilthane kurmak.
b) Kütüphane salonlarında bilimsel konferanslar düzenlemek, sanat sergileri açmak.
c) Bilim ve sanat dalında yarışmalar sağlamak.
d) Kütüphanecilikle ilgili tanıtıcı ve öğretici yayınlar yapmak.
e) Durum ve şartların elverdiği nisbette kütüphanecilik sahasında burslu eleman yetiştirmek.
VAKFA TAHSİS EDİLEN MALLAR
Madde 4- Vakfa, tapu sicil kayıtları aşağıda belirtilen gayrimenkuller tahsis edilmiştir.
I-
İli: İzmir İli: İzmir
İlçesi: Merkez İlçesi: Merkez
Mahallesi: Hacımahmut Mahallesi: Hacımahmut
Sokağı: Milli Kütüphane Cad. Sokağı: Milli Kütüphane Cad.
Sahife: 2 Sahife: 209
Pafta no: 30 Pafta no: 30
Ada no: 179 Ada no: 179
Parsel no: 1 Parsel no: 50
Yüzölçümü: 962 metrekare Yüzölçümü: 1424 metrekare
Vasfı: Milli Kütüphane Vasfı: Sinema, mıntıka binası ve garaj
II- Dernek adına kayıtlı bankadaki paralar ve tahviller ve nakit ve tahvilat. Bu gayrimenkuller, vakfın kuruluş öz varlığını teşkil eder.
VAKFIN TASARRUF YETKİLERİ
Madde 5- Vakıf;
a) Kuruluş özvarlığını oluşturan gayrimenkullerle, sonradan edineceği menkul ve gayrimenkuller üzerinde bunları değerlendirmek, en yüksek geliri elde edilebilmesini sağlamak için her türlü tasarrufta bulunabilir.
b) Amacı gerçekleştirmek için her türlü akit ve işlemleri yapabilir, menkul ve gayrimenkuller alabilir.
VAKFIN GELİRLERİ
Madde 6- Vakıf gelirleri şunlardır:
a) Sahip olduğu ve olacağı gayrimenkullerin gelirleri.
b) Bağışlar ve vasiyetler.
c) Sosyal ve kültürel faaliyet ve gösterilerden ve yayınlardan sağlanacak gelirler.
d) Menkul değerlerin iradları ve mevduat faizleri.
GELİRLERİN TAHSİSİS
Madde 7- vakıf yıllık safi gelirinden 903 sayılı kanun gereğince tesbit edilecek teftiş ve denetleme giderine katılma payı düşüldükten sonra kalan miktarın;
a) Yüzde onu yedek akçeye
b) Yüzde yirmisi memur ve müstahdemlerin kıdem tazminatlarına
c) Yüzde kırkı hizmetliye zilyedlemeye
d) Yüzde otuzu da kütüphane için gerekli araç ve gereçlere tahsis edilir. Vakfın gelirleriyle yıl içindeki giderlerin karşılanamaması ve amaçlara uygun faaliyetlere girişilememesi halinde Genel Kurul, Yönetim Kurulu’na aktarma yetkisi de verebilir.
DERNEĞİN VAKIF YÖNETİMİNDE TEMSİLİ
Madde 8- Vakfın yönetiminde, vakfın kurucusu İzmir Milli Kütüphane Derneği dernek genel kurulunca seçilen 30 üyeyle temsil olunur. Bu üyeler denek üyeleri arasından seçilir.
DERNEĞİN FESİH HALİ
Madde 9- Derneğin herhangi bir sebeple feshi hali, vakfı etkilemez. Bu takdirde vakfın genel kurul üyeleri(tercihen önceki dönemlerde derneği vakıf genel kurulunda temsil etmiş olanlar) arasından seçeceği otuz üyeyle birlikte vakfın kurucusu durumuna geçerler.
Bu suretle oluşacak kurucular heyeti, resmi senedin vakfın yönetimine ilişkin değişiklikleri yaparak vakfın çalışmalarını sürdürmeyi sağlar.
Madde 10- Yönetim Kurulu’nun teklifi ile Genel Kurul’un onayıyla;
a) Vakfa büyük ölçüde yardımda bulunmuş veya bilim ve sanat alanında değerli hizmetler yapmış kişiler vakfa onur üyesi yapılırlar.
b) Vakfa çalışmalarında yardımcı olanlara “yardımcı üyelik” verilebilir. Onur üyeleri ile yardımcı üyeler genel kurul toplantısına katılabilirler, ancak oy kullanamazlar.
VAKIF ORGANLARI
Madde 11- Vakıf organları;
a) Genel Kurul
b) Yönetim Kurulu
c) Denetçiler Kurulu’ndan ibarettir.
Madde 12- Vakıf genel kurulu, her yıl şubat ayında Yönetim Kurulu’nun çağrısı ile toplanır.
Genel kurul toplantısının yeri, günü ve saatiyle toplantı gündemi üyelere toplantıdan en az on gün önceden yazıyla bildirilir. Genel Kurul, üyelerin en az beşte üçüyle toplanır. İlk toplantıda bu çoğunluk sağlanamazsa, toplantı bir hafta sonra aynı yerde ve aynı saate ertelenir. İkinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Genel Kurul, üyelerin beşte birinin isteği veya başkanın çağrısıyla olağan üstü toplantı yapabilir.
Madde 13- Genel Kurul, Yönetim Kurulu başkanı tarafından açıldıktan sonra toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve iki sekreter seçilir.
Kararlar çoğunlukla alınır. Vakıf senedinde yapılacak değişiklikler için üyelerin beşte dördünün oyu gerekir.
Genel Kurul toplantı tutanakları, Genel Kurul adına başkanlık divanınca imzalanır.
GENEL KURULUN GÖREV VE YETKİLERİ
Madde 14- Genel Kurul, vakıf yönetiminde en yüksek karar organı olup görev ve yetkileri şunlardır;
1. Yönetim Kurulu ile denetçileri seçmek.
2. Yönetim Kurulu’nun geçmiş çalışma yılına ve denetçilerin hesaplara ilişkin raporlarını görüşerek Yönetim Kurulu’nun ibrasına karar vermek.
3. Yönetim Kurulu’nca sunulacak bütçe tasarısını inceleyerek kesin şekli vermek.
4. Vakıf amacının gerçekleşmesi için yapılacak çalışmalara ilişkin kararlar almak.
5. Yönetim Kurulu’nun yetkisi dışında kalan hususlarda Yönetim Kurulu’nu yetkilendirmek.
6. Yönetim Kurulu’nca hazırlanacak yönetmelik tasarılarını inceleyip onaylamak.
7. Vakıf senedinde gerekli değişiklikleri yapmak.
YÖNETİM KURULU
Madde 15- Yönetim Kurulu, vakıf genel kurulunca kurul üyeleri arasından seçilecek altı kişiden oluşur. Yönetim Kurulu’nun görev süresi üç yıldır.
YÖNETİM KURULUNUN GÖREV VE YETKİLERİ
Madde 16- Yönetim Kurulu yetki sınırları içinde vakfı yönetir ve temsil eder. Kanunların, bu vakıf senedinin diğer bölüm ve maddelerinin kendisine yüklediği görevlerle aşağıda belirtilen görevleri yapar:
1. Vakfın amacına ulaşması ve işlerin görülmesi için gerekli kararları alır. Programlar hazırlar ve bunların uygulanmasını sağlayacak tasarruflarda bulunur.
2. Bu vakıf senedinin uygulanmasına ve vakfın yönetimine ilişkin yönetmelikleri hazırlayarak Genel Kurul’un onayına sunar.
3. Adi ve olağanüstü genel kurul toplantılarını ve bu toplantıların gündemini ve vakfın bütçe tasarısını hazırlar.
4. Sürekli ve geçici komiteleri seçer veya görevlerinden uzaklaştırır, çalışma esaslarını ve yetkilerini tesbit eder.
5. Gereken hallerde vakıf leh ve aleyhine dava ve takiplerde bulunur.
6. Vakıfta çalıştırılan görevlilerden kendisine imza yetkisi verilecek olanları ve yetki sınırlarını tayin eder.
7. Vakıfta çalıştırılacak personeller bunlara ödenecek ücretler hakkında kararlar alır.
Madde 17- Yönetim Kurulu ilk toplantısında kendi arasından bir başkan, bir başkan vekili sekreter ve muhasip seçer.
Yönetim Kurulu en az ayda bir kere toplanır. Vakıf, bankalarda Yönetim Kurulu’nun belirleyeceği üyelerle müdür tarafından ve çift imza ile temsil edilir.
Madde 18- Genel Kurul üç yıl için iki denetçi seçer. Denetçiler vakfın hesaplarını denetler ve Genel Kurul’a sunulmak üzere rapor düzenler.
Madde 19- Vakıf Yönetim Kurulu üyeliği ve denetçilik için hiçbir nam altında ücret ödenmez. Bu tür hizmetler fahri olarak yürütülür.
TUTULACAK DEFTERLER
Madde 20- Vakfın yönetiminde aşağıdaki defterler tutulur:
a) Yönetim Kurulu karar defteri.
b) Muhasebe defteri (yevmiye defteri, büyük defter, envanter defteri.)
c) Demirbaş eşya defteri.
d) Amortisman defteri. Karar defteriyle muhasebe defterinin, kullanılmadan önce notere tasdik ettirilmeleri ve yıllık çalışma dönemi sonlarında da bir ay içinde noterlikçe kapatılmaları gerekmektedir.
Madde 21- Vakfın her ne suretle fesih ve tasfiye edilmesi halinde mal varlığı İzmir Milli Kütüphane Derneği’ne, o tarihte dernek de infisah etmiş ise kütüphaneciliği kapsar amaçlı bir kültür vakfına intikal eder.
B) Vakıf Senedine Ek Senet
İzmir Milli Kütüphane Vakfı’nın 02 Mart 1983 tarihli Genel Kurul toplantısında da oy birliğiyle kabul edildiği gibi;
a) Vakıf Senedi’nin 7. maddesinde vakıf gelirlerinin tahsis şekli belirlenmektedir. Vergi muaflığından yararlanabilmek için Maliye Bakanlığı Gelirler Genel Müdürlüğü’nün vaki yazısı üzerine bir yıl önce bu maddeye (Vakfın gelirlerinin tamamı vakfın gayesine sarf olunur.) fıkrası eklenmiştir. Ancak bilahare yayınlanan tüzükte bu fıkra değiştirilmiştir. Yine aynı genel müdürlüğün uyarı yazısı göz önüne alınarak 7. maddeye ilk fıkra olarak şu hüküm eklenmiştir:
“Türk medeni Kanunu Hükümlerine Göre Kurulan Vakıflar Hakkındaki Tüzük’ün 37. Maddesinde sınırlanan yönetim, idare masrafları ile vakıf gelirini artıracak yatırımlara ayrılacak miktarlar dışında kalan vakıf gelirlerinin tümü, vakfın amaçlarına tahsis veya sarf edilir.”
Bu fıkra 7. Maddeye evvelce eklenen fıkranın yerini alacaktır.
b) Vakfın gelir imkanlarını sağlamak için 5. maddeye son fıkra olarak şu hüküm eklenmiştir:
“e) Düğün-nişan buketleriyle çelenk düzenlemek suretiyle bağış sağlamak ve eşya piyangosu düzenlemek.”
c) Kültür çalışmalarında daha etkin olmak için de 3. maddeye “g” fıkrası olarak şu bent eklenmiştir.
“g) Bilim ve sanat dallarındaki çalışmaları desteklemek, bunun için gerekli bilim ve sanat kollarını kurmaktır.”
C) Vakıf Senedine Ek Senet II
İzmir Milli Kütüphane Vakfı'nın 22.03.2005 günü yapmış olduğu Genel Kurul Toplantısında, Vakıf Senedinin yönetim kurulunun nasıl seçileceği, kaç kişiden seçileceği, kaç asil kaç yedek üyeden oluşacağı, görev süresinin kaç yıl olduğuna ilişkin alınan karar uyarınca 15'inci madde şu şekilde düzenlenmiştir.
Madde 15. Vakıf Senedinin 15. maddesinin İzmir 3. Noterliği'nin 13.02.2006 tarihli düzenlenen ek vakıf senedinde yazdığı şekili ile "Yönetim Kurulu Vakuf Genel Kurulunca grup üyeleri arasından seçilerek 7 üyeden oluşur. 2 yedek üye seçilir. Yönetim Kurulunun yönetim süresi 2 yıldır." olarak değiştirilmiştir.
